Pengorganisasian
pesan-pesan bisnis
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi bisnis.
a. Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak
terorganisasi dengan baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan
oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan
baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran
atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Mengapa hal ini
biasa terjadi? tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan
oleh beberapa hal sebagai berikut:
1. bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu
panjang hingga mencapai beberapa paragraph, baru kemudian masuk ke topik
bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga
pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang
disampaikan
2. memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak
relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens.
Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu, juga dapat
membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas , dan sulit dipahami.
Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang
disampaikan kepada audiens.
3. menyajikan ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang
tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada
audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan
sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4. informasi penting kadang kala tidak tercakup
didalam pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan
yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada
kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan.
Karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung
saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi
terabaikan.
Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam
komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian
yang seksama bagi para komunikator.
b. Pentingnya pengorganisasian pesan yang baik
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan
tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan
kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens .
mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator.
Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu
diperhatikan, yaitu:
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek
dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan
cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah
tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu
audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan,
menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
1. Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas,
menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang
relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/ tujuan pesan.
2. Membantu audiens menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping
membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat
menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah
pembelian suatu produk kepada manajer toko memperoleh jawaban yang tidak
menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan
telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi tidak dapat
diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada
sasaran (to the point).
3. Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik,
penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan
pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau
ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan,
waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens juga dapat dengan
mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak
dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat
membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat
waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, agar
penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan
mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa
percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri
komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.
Revisi merupakan langkah terakhir dalam
mengembangkan pesan –pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu di
edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya , gaya penyampaiannya,
maupun format penulisannya.
•Pesan – Pesan bisnis mencakup:
•1. Pesan – Pesan Bisnis Tertulis
Proses penulisan pesan – pesan bisnis dalam bentuk
tertulis di mulai dari;
a.Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya
Penulisan.
Untuk membantu memberikan gambaran yang lebih rinci
tentang hal – hal apa saja yang perlu di perbaiki atau di sempurnakan, berikut
ini terdapat beberapa pertanyaan penting yang perlu di perhatikan, antara lain:
•Apakah anda telah memasukan poin – poin dengan
urutan yang logis?
•Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal –
hal yang bersifat umum dengan hal – hal yang khusus?
•Apakah ide yang paling penting telah memperoleh
porsi pembahasan yang cukup?
•Apakah anda telah memberikan fakta – fakta
pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang ( cross check ) terhadap fakta –
fakta yang ada?
•Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?
b. Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian ,
dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari
sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup
antara lain:
•Susunan kalimat yang di gunakan, apakah sudah
sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada , sehingga mudah di pahami dengan
baik.
•Penggunaan kapitalisasi secara tepat ( perhatikan
kata – kata yang harus di tulis dengan huruf kapital)
•Penulisan tanda baca secara benar ( perhatikan
penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya , dan tanda seru).
•Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga
makna suatu kalimat dapat di pahami dengan mudah.
•Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak
tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan –
pesan bisnis yang telah disampaikan.
c. Mengedit Format dan Layout
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis
adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Disamping melakukan
penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda
baca, format penulisannya juga tidak boleh di abaikan begitu saja. Jika format
penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas
yang di gunakan berkualitas baik, audiens Anda akan senang membacanya.
•2. Pesan – Pesan Bisnis Lisan
Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang di sampaikan
secara tertulis, pesan – pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun
memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya,
sehingga suatu pesan bisnis dapat di pahami audiens dengan baik.
Oleh karena itu, meskipun penyampaian pesan – pesan
bisnis yang di lakukan secara lisan, tetap perlu di lakukan kegiatan pengeditan
yang mencakup antara lain:
•a. Substansi pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan
(editing) pesan – pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan di
sampaikan pada audiens.
•Apakah substansi (inti) pesan yang ingin di
sampaikan telah tercantum di dalamnya?
•Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan,
gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?
•b. Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan – pesan bisnis yang akan di
sampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting yaitu;
•Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
•Penyampaian substansi pesan ( misalnya, pengantar
pesan di lanjutkan dengan substansi pesan).
•Penutup ( misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi,
implikasi).
•c. Gaya Bahasa
Pada umumnya, penulisan pesan – pesan bisnis yang
akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis
besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat
disampaikan pada saat melakukan presentasi.
Gaya bahasa yang di gunakan dalam penyajian pesan –
pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk
tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak
menonton. Disamping itu, melalui penyajian secara lisan penerimaan pesan akan
lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan
penyampaian pesan – pesan secara langsung, pesan – pesan non verbal yang di
dukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel, dalam format
animasi yang dinamis.
B. PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
Pemilihan kata adalah penggunaan kata – kata
tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan
yang terkandung dalam kalimat yang di sampaikan kepada orang lain dengan mudah
dapat di mengerti, anda harus dapat memilih kata – kata dengan sebaik –
baiknya. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu beberapa hal berikut:
1. Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal
Dalam menyampaikan sesuatu harus menggunakan bahasa
yang mudah, agar mudah di mengerti oleh audiens.
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Agar pesan-pesan bisnis lebih efisien, juga mudah
dipahami audiens, tetapi harus tetap memperhatikan kaidah yang benar &
baik.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Agar tidak terjadi salah tafsir. Akibatnya tidak
tercapainya tujuan dari pesan_pesan tersebut
C. MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan
sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat & baik.
1. Secara umum, ada tiga jenis kalimat yaitu:
A. Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek
dan sebuah predikat.
B. Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa
independen dan tidak mempunyai klausa dependen.
C. Kalimat Kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan
satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara Mengembangkan Paragraf
Ada 2 pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf,
pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan
berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif
dimulai dari kesimpulan, baru di diikuti dengan alasan-alasannya.
Cara-cara mengembangkan paragraf:
a. Ilustrasi
b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
c. Pembahasan Sebab-Akibat
d. Klasifikasi
e. Pembahasan Pemecahan Masalah
a.Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan
suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b. Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara
membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan
pemikiran yang lain.
c. Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu
pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim
pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih
terarah atau terfokus.
e. Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat
diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi
suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga
jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan
ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, at
Sumber : google