PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN
A. KEGIATAN KOMUNIKASI DALAM
PERUSAHAAN.
Setiap organisasi pasti
memiliki hierarchie/tingkatan yang mengakibatkan komunikasi di dalamnya.semua
ini mengakibatkan terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga mempengaruhi
hubungan antar manusia didalam dan diluar perusahaan. Apabila suatu pihak
kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasi, dan
peningkatan kerjasama, maka pada pihak lain kegiatan itu merupakan pencerminan
dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Kegiatan komunikasi
mempunyai dua aspek, yaitu aspek aktif yang berupa kegiatan yang bertujuan
mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnya, dan aspek pasif yang merupakan
pencerminan situasi sosial yang memanfaatkan komunikasi tersebut. Komunikasi
juga merupakan alat sosialisasi yang netral (bukan hanya dapat menimbulkan
integrasi tetapi juga disintegrasi, dapat menimbulkan kerjasama tetapi juga
pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat
diplomasi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau peperangan).
Oleh karena itu efek dari komunikasi tersebut tergantung dari maksud dan tujuan
si penyampainya.
B. PROSES KOMUNIKASI DALAM
PERUSAHAAN,
sekurang-kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu sbb..:
- 1. Ide atau kejadian yang akan diberitakan,
- 2. Komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita,
- 3. Pesan yang dirumuskan dan disalurkan,
- 4. Menginterpretasikan pesan, dan
- 5. Tujuan kegiatan pemberitahuan.
Karena
adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan, dengan sendirinya pola komunikasi
berimpit dengan pola garis wewenang. Oleh sebab itu komunikasi banyak mengalir
secara vertikal dari atas ke bawah. Melalui garis komunikasi diberikan segala
petunjuk, instruksi, dsb.. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah ke atas
membawa informasi untuk atasan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam
pengambilan keputusan.
Dengan demikian jelaslah bahwa
dalam struktur tidak bebas, peranan komunikasi atasan dan bawahan berbeda,
atasan memberikan perintah/petunjuk (yang mempunyai sangsi disiplin yang
dituntut), sedangkan bawahan memberi informasi.
Disamping itu memang terdapat
pula komunikasi mendatar yang terjadi antar karyawan sekolega/setingkat.
Komunikasi inipun masih dalam kerangka struktur perusahaan, walaupun biasanya
tidak ada sangsinya (kecuali apabila memasalahkan kerjasama dan tukar menukar
informasi pekerjaan untuk merealisasikan suatu tugas). Bilamana komunikasi
mendatar lebih memperoleh arti penting daripada komunikasi vertikal, maka
pimpinan suatu perusahaan mendapatkan saingan, karena informasi (sengaja atau
tidak) akan banyak tidak sampai kepadanya.
Hal ini dapat pula menyebabkan
keputusan yang akan diambil mungkin kuranf tepat atau kurang bijaksana.
Biasanya penyimpanan atau pembekuan suatu informasi terjadi dua tingkat di
bawah seorang atasan, karena tingkat tersebut jauh, akan tetapi juga masih
dekat dengan atasan yang akan dihambatnya.
Isi komunikasi vertikal dari
atas ke bawaj biasanya mengandung unsur pengarahan, kritik terhadap pekerjaan
yang kurang baik dilaksanakan bawahan, informasi penting yang mendidik,
meyakinkan dan diarahkan pada peningkatan partisipasi serta afiliasi atau
kohesi (hubungan) karyawan perusahaan. Apakah pola komunikasi itu lebih banyak
bersifat instruktif atau hanya sekedar tukar-menukar informasi, hal ini sangat
tergantung pada jenis informasi dan relevansinya dengan pekerjaan, yaitu
hubungan kerja antara komunikator dengan komunikasi. dalam hubungan ini perlu
disebut pentingnya suatu bagan organisasi yang menjelaskan:
- § Garis hierarchie atau tingkatan,
- § Wewenang,dan
- § Hubungan kerja antar bagian.
Dengan
demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui relevansi jenis dan materi
pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus apabila ada orang-orang dari
bagian lain yang kurang ada hubungannya satu dengan yang lain dalam bidang
pekerjaan mempunyai hubungannya yang erat, bahwa ada sesuatu yang lebih penting
daripada kepentingan pekerjaan yang mengikatnya. Selama tidak mengganggu
kelancaran pekerjaan atau diadakan diluar jam kerja, komunikasi demikian dapat
dihadapi dengan toleransi. Sehubungan dengan ini perlu disebut apa yang
dinamakan “grapevine” (komunikasi desas-desus atau benalu komunikasi).
Desas-desus ini adalah saluran
komunikasi yang memanfaatkan secara tidak jujur (bukan urusan hubungan kerja)
untuk mengadakan komunikasi antar bagian dan menyampaikan berbagai hal yang
biasanya diberi warna negatif atau memang bersifat demikian kepada pihak lain. Hal
semacam ini biasanya merupakan saluran komunikasi tidak resmi dalam suatu
perusahaan.
Untuk mengatasi
benalu/desas-desus tersebut yang biasanya berita tentang ketegangan hubungan
atasan dengan bawahan yang mungkin kurang suka dikontrol oleh atasannya, maka
diperlukan rapat bulanan guna memberi informasi yang penting dan harus
diketahui staff yang lebih rendah.
Walaupun tidak disukai, namun
kontrol sangat diperlukan demi kelancaran perencanaan. Karena itu dalam
komunikasi dari atas ke bawah sebaiknya digunakan suatu sistem untuk
memperlunak kontrol, misalnya dengan menggunakan kata-kata halus seperti
“tolong”, “terimakasih”, “bagaimana sekiranya...”, “apakah tidak lebih baik
jika...”, dsb.. walaupun halus, namun bawahan bukan berarti akan meremehkan
atasannya, karena perintah yang disampaikan harus tetap dilaksanakan. Dengan
demikian akan terjadi keselarasan antara atasan dengan bawahan karena
bawahanpun dapat merasa dihargai.
C. HUBUNGAN ANTAR MANUSIA
Setiap lembaga bisnis haruslah
dapat menciptakan hubungan kondusif, baik yang bersifat internal (bertujuan
untuk mempertahankan integrasi secara psikologis maupun sosial, yang mempunyai
efek meningkatnya tingkat produktivitas. Agar kepuasan, loyalitas, dan
integrasi individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar
manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu di dalam lingkungannya. Kita
harus mengetahui kita harus memperhatikan orang lain) maupun eksternal
(diperlukan karena pembelian terdapat pada pihak luar perusahaan yang mempunyai
karakter dan kedudukan yang berbeda-beda, maka diperlukan pendekatan yang
berbeda pula agar dapat mencapai orang tersebut).
Adakalanya strategi
interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis karena mempunyai target konsumen
yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas dan
tercerai-berai. Oleh karena itu strategi yang harus kita pakai adalah strategi
komunikasi massa.
Komunikasi massa adalah proses
dimana organisasi media memproduksi pesan-pesan dan mengirimkannya ke publik
yang besar, dan melalui proses tersebut sejumlah pesan akan digunakan atau
dikonsumsi oleh audiens. Sentral studi komunikasi massa adalah media. Bila
dikatakan bahwa sistem media merupakan bagian dari sistem dalam konteks yang
lebih besar, yaitu politik, ekonomi, dan institusi kekuasaan studi komunikasi
massa juga mempelajari kaitan sistem-sistem tersebut dengan keberadaan dan
fungsi media dalam masyarakat. Oleh studi komunikasi massa bersifat kompleks,
analisis yang mendalam terhadap faktor-faktor terkait di seputar media
dibutuhkan.
Hubungan masyarakat menjalankan
fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masing-masing. Penalarannya
sebagai wahana komunikasi ke dalam (berusaha menyelenggarakan ke dalam tubuh
organisasi) maupun keluar (memberikan informasi kepada masyarakat dan
lingkungan). Penyelenggaraan ini berfungsi memfilterisasi, mengelola, dan
menyajikan informasi yang diperlukan sehingga sesuai dengan kebutuhan
komunikasi dari kelompok sasaran yang dituju. Mengelola dan menyaring masukan
dari luar menyelenggarakan komunikasi yang sehat kepada masyarakat sehingga
mereka mendukung dan menyetujui apa yang diharapkan.
Hubungan masyarakat disebut
juga public relation dengan ruang lingkup kegiatan yang menyangkut baik
individu keluar dan semua kegiatan diselenggarakan dalam rangka pelaksanaan
tugas dan fungsi masing-masing lembaga atau organisasi.
Tujuan hubungan yang harmonis
dengan masyarakat adalah untuk menciptakan, membina, dan memelihara sikap budi
yang meluangkan bagi lembaga atau organisasi di suatu pihak dan dengan public
di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik.
Fungsi hubungan masyarakat
mengandung 3 unsur, yaitu:
1. Mempengaruhi pendapat.
2. Cara mempengaruhi dengan
penyajian yang dapat diterima, dan
3. Komunikasi yang digunakan dua
orang atau timbal balik.
Apabila kita memperhatikan
ketiga unsur tersebut maka akan tampak unsur yang pertama adalah unsur yang
umum yang dipergunakan dalam komunikasi, sedangkan unsur kedua dan ketiga
adalah unsur yang khusus dipergunakan dalam hubungan masyarakat (humas).
D. KOMUNIKASI UNTUK MENYELESAIKAN
MASALAH
(bertujuan untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk berhubungan dengan
masalah-masalah bisnis, untuk mempelajari bagaimana cara menciptakan suasana
agar pertemuan-pertemuan dapat berhasil, untuk mempelajari bagaimana menyusun
agenda rapat, untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah kelompok diskusi,
untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan dan untuk mengetahui keadaan
suatu kelompok)
Ini dimaksudkan untuk membantu
meningkatkan kemampuan komunikator dalam memecahkan masalah ketika berhubungan
dengan kelompok-kelompok kecil. Suatu pertimbangan mengikuti langkah-langkah
akan sangat membantu untuk meningkatkan pertemuan-pertemuan kelompok yaitu
yakin akan metode yang digunakan, ciptakan suasana yang menyenangkan,
rencanakan jadwal, susunan pembahasan, gunakan gaya kepemimpinan yang tepat,
mengikuti perkembangan kelompok dan tindak lanjut setelah pertemuan.
Metode yang digunakan adalah
penting untuk berhati-hati didalam menentukan pilihan metode untuk membuat
keputusan. Yakin bahwa metode ini adalah yang terbaik untuk mencapai tujuan.
Sewaktu-waktu rapat kelompok tidak diperlukan dan komunikasi dapat lebih
efektif dan efisien dengan langsung diputuskan atau menggunakan komunikasi
tertulis. Banyak organisasi yang menggunakan metode kelompok secara luas untuk
informasi komunikasi yang penting dan membuat keputusan-keputusan.
Ada keuntungan dan kerugian
dalam metode kelompok. Alasan utama yang sering disebutkan untuk menggunakan
metode-metode kelompok antara lain:
1. Keputusan yang berkualitas
lebih baik,
2. Keputusan kelompok membuat
perkembangan dukungan yang lebih besar,
3. Keputusan kelompok dapat
menghasilkan suatu tekad yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut,
4. Metode rapat atau kelompok
menimbulkan resiko yang lebih efektif dalam proses pengambilan keputusan.
Adapun kerugian metode kelompok
diatas ada beberapa pembatasan untuk mempertimbangkannya:
1. Metode kelompok memakan waktu
cukup panjang,
2. Metode kelompok atau rapat
meminta keahlian atau keterampilan pemimpin,
3. Keputusan kelompok kadang-
kadang menggambarkan rata-rata keahlian dalam kelompok, dan
4. Keputusan kelompok dapat
membuat kesalahan dalam menghasilkan dugaan.
Untuk menjadikan suatu kelompok
menjadi efektif, haruslah menciptakan suatu lingkungan yang baik dalam mencapai
tujuan-tujuan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan yaitu, sbb.:
1. Motivasi. Para anggota rapat
harus memiliki kepercayaan bahwa rapat sangat diperlukan, maka mereka akan
berusaha memberikan opini terbaik mereka, demi perusahaan. Untuk itu mereka
harus dapat memotivasi diri mereka sendiri bahwa pendapat mereka sangat
diperlukan. Ini sangat diperlukan dalam penyusunan/pembentukan kelompok sebelum
rapat dimulai.
2. Lokasi rapat.
3. Merencanakan rapat,
Banyak pimpinan mengeluarjan
sebuah perjanjian besar seperti pengaturan-pengaturan fisik dan tak seorangpun
mengetahui apa yang akan benar-benar terjadi dalam rapat.
Mereka dengan jelas berpikir
bahwa mereka akan setuju dengan persoalan-persoalan rapat di pertemuan.
Kelompok
komunikasi lebih efektif untuk menyelesaikan masalah bisnis. Salah satu jalan
yang terbaik untuk memudahkan pertemuan kelompok yang efektif adalah
menciptakan disiplin, peraturan, dll. dalam tujuan dari kelompok. Pimpinan yang
efektif juga harus menjadi komunikator yang efektif, contohnya hubungan yang
efektif dimana kepemimpinan dalam kelompok menunjukkan kemampuan pemakaian
komunikasi yang efektif.
Arus komunikasi dalam organisasi meliputi
komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi
tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas.
Berikut
adalah pengertian dan fungsinya :
1. Downward Communications
Downward Communications adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.
1. Downward Communications
Downward Communications adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.
Fungsi
arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah :
- Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
- Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
- Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
- Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
2. Upward Communication
Upward Communication adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.
- Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
- Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
- Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
- Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
- Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
3.
Horizontal Communication
Horizontal Communication adalah tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
Horizontal Communication adalah tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi
arus komunikasi horisontal ini adalah:
- Memperbaiki koordinasi tugas
- Upaya pemecahan masalah
- Saling berbagi informasi
- Upaya pemecahan konflik
- Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
Proses Komunikasi
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
2. Langkah
kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan
informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang
yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek
terhadap orang lain.
3. Langkah ketiga dalam
proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber
menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar
ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal
istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan.
Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon.
Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang
tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis
seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha
untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga
pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.
4.
Langkah keempat , perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu
bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena
jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima
melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan
yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk
melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya
penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana
pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.
5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi
Sumber : google
Tidak ada komentar:
Posting Komentar