perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :

1. Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

2. Perencanaan

Beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.

3. Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

4. Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan.

5. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi.

6. Mengapa tujuan harus jelas

Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

1. keputusan untuk meneruskan pesan
2. keputusan untuk menanggapi audiens
3. keputusan untuk memusatkan isi pesan

7. Tujuan komuikasi bisnis.

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi

8. Cara menguji tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.

1. apakah tujuan tersebut realistik
2. apakah waktunya tepat
3. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4. apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan

9. Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

1. Cara mengembangkan profil audiens.

Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perku melakkukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

1. menentukan ukuran serta komposisi audiens
2. siapa audiens
3. reaksi audiens
4. tingkat pemahaman audiens
5. hubungan komunikator dengan audiens

2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;

1. cari apa yang diingikan oleh audiens
2. antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. berikan semua informasi yang diperlukan
4. pastikan bahwa informasinya akurat
5. tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens

3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.

10. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah menentuka cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok.

Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu :

1. Teknik Curah Pendapat

beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

1. storyteller’s tour
2. random list
3. cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
4. journalist approach

5. quetion and answer approach

2. Pembatasan Cakupan

Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.

11. Seleksi saluran dan media

Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

2. Komunikasi Tertulis

Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.

Sumber : google