PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

A.     KEGIATAN KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN.

Setiap organisasi pasti memiliki hierarchie/tingkatan yang mengakibatkan komunikasi di dalamnya.semua ini mengakibatkan terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga mempengaruhi hubungan antar manusia didalam dan diluar perusahaan. Apabila suatu pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasi, dan peningkatan kerjasama, maka pada pihak lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Kegiatan komunikasi mempunyai dua aspek, yaitu aspek aktif yang berupa kegiatan yang bertujuan mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnya, dan aspek pasif yang merupakan pencerminan situasi sosial yang memanfaatkan komunikasi tersebut. Komunikasi juga merupakan alat sosialisasi yang netral (bukan hanya dapat menimbulkan integrasi tetapi juga disintegrasi, dapat menimbulkan kerjasama tetapi juga pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat diplomasi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau peperangan). Oleh karena itu efek dari komunikasi tersebut tergantung dari maksud dan tujuan si penyampainya.

 B.  PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN, sekurang-kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu:

• 1.       Ide atau kejadian yang akan diberitakan,
• 2.       Komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita,
• 3.       Pesan yang dirumuskan dan disalurkan,
• 4.       Menginterpretasikan pesan, dan
• 5.       Tujuan kegiatan pemberitahuan.

Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan, dengan sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang. Oleh sebab itu komunikasi banyak mengalir secara vertikal dari atas ke bawah. Melalui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, instruksi, dsb.. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah ke atas membawa informasi untuk atasan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Dengan demikian jelaslah bahwa dalam struktur tidak bebas, peranan komunikasi atasan dan bawahan berbeda, atasan memberikan perintah/petunjuk (yang mempunyai sangsi disiplin yang dituntut), sedangkan bawahan memberi informasi.

 Isi komunikasi vertikal dari atas ke bawah biasanya mengandung unsur pengarahan, kritik terhadap pekerjaan yang kurang baik dilaksanakan bawahan, informasi penting yang mendidik, meyakinkan dan diarahkan pada peningkatan partisipasi serta afiliasi atau kohesi (hubungan) karyawan perusahaan. Apakah pola komunikasi itu lebih banyak bersifat instruktif atau hanya sekedar tukar-menukar informasi, hal ini sangat tergantung pada jenis informasi dan relevansinya dengan pekerjaan, yaitu hubungan kerja antara komunikator dengan komunikasi. dalam hubungan ini perlu disebut pentingnya suatu bagan organisasi yang menjelaskan:

• §  Garis hierarchie atau tingkatan,
• §  Wewenang,dan
• §  Hubungan kerja antar bagian.

Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui relevansi jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus apabila ada orang-orang dari bagian lain yang kurang ada hubungannya satu dengan yang lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungannya yang erat, bahwa ada sesuatu yang lebih penting daripada kepentingan pekerjaan yang mengikatnya. Selama tidak mengganggu kelancaran pekerjaan atau diadakan diluar jam kerja, komunikasi demikian dapat dihadapi dengan toleransi. Sehubungan dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “grapevine” (komunikasi desas-desus atau benalu komunikasi). 

C.     HUBUNGAN ANTAR MANUSIA

Setiap lembaga bisnis haruslah dapat menciptakan hubungan kondusif, baik yang bersifat internal (bertujuan untuk mempertahankan integrasi secara psikologis maupun sosial, yang mempunyai efek meningkatnya tingkat produktivitas. Agar kepuasan, loyalitas, dan integrasi individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu di dalam lingkungannya. Kita harus mengetahui kita harus memperhatikan orang lain) maupun eksternal (diperlukan karena pembelian terdapat pada pihak luar perusahaan yang mempunyai karakter dan kedudukan yang berbeda-beda, maka diperlukan pendekatan yang berbeda pula agar dapat mencapai orang tersebut).

Adakalanya strategi interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas dan tercerai-berai. Oleh karena itu strategi yang harus kita pakai adalah strategi komunikasi massa.

Komunikasi massa adalah proses dimana organisasi media memproduksi pesan-pesan dan mengirimkannya ke publik yang besar, dan melalui proses tersebut sejumlah pesan akan digunakan atau dikonsumsi oleh audiens. Sentral studi komunikasi massa adalah media. Bila dikatakan bahwa sistem media merupakan bagian dari sistem dalam konteks yang lebih besar, yaitu politik, ekonomi, dan institusi kekuasaan studi komunikasi massa juga mempelajari kaitan sistem-sistem tersebut dengan keberadaan dan fungsi media dalam masyarakat. Oleh studi komunikasi massa bersifat kompleks, analisis yang mendalam terhadap faktor-faktor terkait di seputar media dibutuhkan.

Hubungan masyarakat menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masing-masing. Penalarannya sebagai wahana komunikasi ke dalam (berusaha menyelenggarakan ke dalam tubuh organisasi) maupun keluar (memberikan informasi kepada masyarakat dan lingkungan). Penyelenggaraan ini berfungsi memfilterisasi, mengelola, dan menyajikan informasi yang diperlukan sehingga sesuai dengan kebutuhan komunikasi dari kelompok sasaran yang dituju. Mengelola dan menyaring masukan dari luar menyelenggarakan komunikasi yang sehat kepada masyarakat sehingga mereka mendukung dan menyetujui apa yang diharapkan.

Hubungan masyarakat disebut juga public relation dengan ruang lingkup kegiatan yang menyangkut baik individu keluar dan semua kegiatan diselenggarakan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing lembaga atau organisasi.

Tujuan hubungan yang harmonis dengan masyarakat adalah untuk menciptakan, membina, dan memelihara sikap budi yang meluangkan bagi lembaga atau organisasi di suatu pihak dan dengan public di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik.

Fungsi hubungan masyarakat mengandung 3 unsur, yaitu:

1.       Mempengaruhi pendapat.

2.       Cara mempengaruhi dengan penyajian yang dapat diterima, dan

3.       Komunikasi yang digunakan dua orang atau timbal balik.

Apabila kita memperhatikan ketiga unsur tersebut maka akan tampak unsur yang pertama adalah unsur yang umum yang dipergunakan dalam komunikasi, sedangkan unsur kedua dan ketiga adalah unsur yang khusus dipergunakan dalam hubungan masyarakat (humas).

D.     KOMUNIKASI UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH (bertujuan untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk berhubungan dengan masalah-masalah bisnis, untuk mempelajari bagaimana cara menciptakan suasana agar pertemuan-pertemuan dapat berhasil, untuk mempelajari bagaimana menyusun agenda rapat, untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah kelompok diskusi, untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan dan untuk mengetahui keadaan suatu kelompok)

Ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan komunikator dalam memecahkan masalah ketika berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil. Suatu pertimbangan mengikuti langkah-langkah akan sangat membantu untuk meningkatkan pertemuan-pertemuan kelompok yaitu yakin akan metode yang digunakan, ciptakan suasana yang menyenangkan, rencanakan jadwal, susunan pembahasan, gunakan gaya kepemimpinan yang tepat, mengikuti perkembangan kelompok dan tindak lanjut setelah pertemuan.

Metode yang digunakan adalah penting untuk berhati-hati didalam menentukan pilihan metode untuk membuat keputusan. Yakin bahwa metode ini adalah yang terbaik untuk mencapai tujuan. Sewaktu-waktu rapat kelompok tidak diperlukan dan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien dengan langsung diputuskan atau menggunakan komunikasi tertulis. Banyak organisasi yang menggunakan metode kelompok secara luas untuk informasi komunikasi yang penting dan membuat keputusan-keputusan.

Ada keuntungan dan kerugian dalam metode kelompok. Alasan utama yang sering disebutkan untuk menggunakan metode-metode kelompok antara lain:

1.       Keputusan yang berkualitas lebih baik,

2.       Keputusan kelompok membuat perkembangan dukungan yang lebih besar,

3.       Keputusan kelompok dapat menghasilkan suatu tekad yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut,

4.       Metode rapat atau kelompok menimbulkan resiko yang lebih efektif dalam proses pengambilan keputusan.

Adapun kerugian metode kelompok diatas ada beberapa pembatasan untuk mempertimbangkannya:

1.       Metode kelompok memakan waktu cukup panjang,

2.       Metode kelompok atau rapat meminta keahlian atau keterampilan pemimpin,

3.       Keputusan kelompok kadang- kadang menggambarkan rata-rata keahlian dalam kelompok, dan

4.       Keputusan kelompok dapat membuat kesalahan dalam menghasilkan dugaan.