Revisi pesan pesan bisnis

A. Ketrampilan Merevisi

            Menulis pesan – pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan – pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.

            Maka dari itu dalam menulis surat – surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal – asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan.

            Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan – pesan bisnis mencakup pesan – pesan bisnis tertulis dan pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.

I. Pesan – pesan Bisnis Tertulis.

a. mengedit isi dan cara pengorganisasiannya

            pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraph pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

b. mengedit mekanik atau teknis penulisan

            Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

·        Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.

·        Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).

·        Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).

·        Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.

·        Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.

c. mengedit format dan layout

              langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

2. Pesan – pesan bisnis lisan

            sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:

a. Substansi pesan

    mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens

b. Pengorganisasian pesan

     mencakup 3 poin penting, yaitu:

·        Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

·        Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.

·        Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c. Gaya bahasa

     Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.

B. Pemilihan kata yang tepat

            Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familiar

            Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

            Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

            Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

C. Membuat kalimat yang efektif

            Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topic suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1. Tiga jenis kalimat

·        Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

·        Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

·        Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara mengembangkan paragraph

            Ada dua pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan suatu paragraph. Yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alas an terlebih dahulu, kemudian baru keimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian baru alasan-alasannya. Suatu paragraph dapat dikembangkan dengan memberikan:

a. Ilustrasi

            ilustrasi dapat memberikan gambaran terhadap idea tau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap suatu topic bahasan yang relevan dapat memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.

b. Perbandingan (persamaan dan perbedaan)

            anda dapat mengmbangkan suatu paragraph dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c. Pembahasan sebab-akibat

            pola pengembangan paragraph dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d. Klasifikasi

            paragraph dapat dikembangkan dengan cara elakukan klasifikasi atau pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola pengmbangan dengan pengelompokan ini akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.

e. Pembahasan pemecahan masalah

            cara lain dalam pengembangan paragraph adalah dengan cara menyajikan masalah, kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraph ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat perlu bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. 

 

referensi : http://mrizki12.blogspot.com